Trao đổi với người quản lý về khối lượng công việc

Phần lớn các cuộc trao đổi về khối lượng công việc không đi tới đâu vì chúng được trình bày dưới dạng cảm giác. Có một cách khác hiệu quả hơn hẳn.

Vì sao nêu cảm giác ít hiệu quả

• Khó phản bác nhưng cũng khó hành động.
• Dễ bị coi là chuyện cá nhân.
• Dễ bị so với người khác.
• Không dẫn tới quyết định nào.
• Dễ kết thúc bằng lời động viên chung chung.

Mục cuối là kết cục quen thuộc của những cuộc trao đổi kiểu này.

Chuẩn bị trước

• Ghi lại toàn bộ đầu việc đang có.
• Ước tính thời gian cho từng việc.
• Ghi giờ làm thật trong hai tuần.
• So với thời gian có.
• Xác định rõ mình muốn gì.
• Chuẩn bị một tới hai đề nghị cụ thể.

Mục thứ tư là phần thuyết phục nhất vì nó cho thấy vấn đề bằng phép tính chứ không bằng lời.

Gắn vấn đề với kết quả công việc

• Nói về chất lượng có thể bị ảnh hưởng.
• Nói về rủi ro trễ hạn.
• Nói về khả năng mắc lỗi.
• Đây là mối quan tâm chung.
• Dễ được nghe hơn.

Mục thứ tư là điểm mấu chốt vì nó đặt hai bên ở cùng một phía của vấn đề.

Cách mở đầu

• Xin một buổi trao đổi riêng.
• Nói rõ mục đích trước.
• Không nêu trong cuộc họp đông người.
• Không nêu lúc đang căng thẳng.
• Chọn thời điểm phù hợp.

Mục thứ hai giúp người nghe chuẩn bị và làm cuộc trao đổi đi thẳng vào việc.

Trình bày bằng dữ liệu

• Danh sách đầu việc.
• Thời gian ước tính.
• Tổng so với thời gian có.
• Các thời hạn chồng nhau.
• Để con số tự nói.

Mục cuối là cách trình bày hiệu quả vì nó tránh được việc tranh luận về cảm nhận.

Các đề nghị thường khả thi

• Xin được xếp thứ tự ưu tiên.
• Dời một số thời hạn.
• Giảm bớt một phần việc.
• Thêm nguồn lực.
• Thống nhất tiêu chí đủ tốt cho một số việc.
• Một khoảng thời gian không bị ngắt.

Mục thứ năm là đề nghị ít được nghĩ tới nhưng nó giải phóng rất nhiều thời gian.

Về việc xin xếp thứ tự ưu tiên

• Không đòi bỏ việc nào.
• Chỉ hỏi cái gì làm trước.
• Dễ được chấp nhận.
• Chuyển quyết định về đúng người.
• Và làm rõ rằng không thể làm hết cùng lúc.

Mục cuối là tác dụng gián tiếp quan trọng vì nó nêu vấn đề mà không cần nói thẳng ra.

Khi bị từ chối

• Hỏi vậy nên bỏ hoặc hoãn việc gì.
• Câu hỏi này chuyển vấn đề thành quyết định.
• Buộc phải đối diện với phép tính.
• Ghi lại câu trả lời.
• Nếu không có gì đổi thì đó cũng là thông tin.

Mục đầu tiên là câu hỏi hiệu quả nhất trong bài và nó nên được chuẩn bị sẵn.

Các phản ứng thường gặp

• Ai cũng bận như vậy.
• Cố gắng thêm một thời gian nữa.
• Sắp xếp lại thời gian đi.
• Đây là giai đoạn đặc biệt.
• Chuẩn bị trước cách đáp lại.

Mục thứ tư là câu hay gặp nhất và nên hỏi lại giai đoạn đó kéo dài bao lâu.

Theo dõi sau cuộc trao đổi

• Ghi lại những gì đã thống nhất.
• Gửi lại bằng văn bản nếu phù hợp.
• Theo dõi xem có thay đổi thật không.
• Hẹn xem lại sau một giai đoạn.
• Không để mọi thứ trở lại như cũ trong im lặng.

Mục thứ hai là thói quen hữu ích vì nó tránh được việc hiểu khác nhau về cùng một cuộc nói chuyện.

Khi không có gì thay đổi

• Đã thử một cách đúng.
• Kết quả là thông tin.
• Cho biết giới hạn của môi trường này.
• Cân nhắc các lựa chọn dài hạn.
• Nhưng không quyết định khi đang kiệt sức.

Mục thứ hai là cách đọc đúng vì một nỗ lực không thành vẫn cho biết điều cần biết.

Về việc nói tới tình trạng sức khoẻ

• Cân nhắc mức độ an toàn của môi trường.
• Không bắt buộc phải nói.
• Có thể nói về khối lượng mà không nói về mình.
• Nếu nói thì nói cụ thể và gắn với đề nghị.
• Bàn với bác sĩ nếu cần giấy tờ.

Mục thứ ba là lựa chọn an toàn cho phần lớn hoàn cảnh vì nó nêu đúng vấn đề mà không đòi hỏi bộc lộ.

Điều đáng nhớ nhất

• Gắn vấn đề với kết quả công việc.
• Mang theo dữ liệu thay vì cảm giác.
• Kết thúc bằng một đề nghị cụ thể.
• Hỏi nên bỏ hoặc hoãn việc gì khi bị từ chối.
• Ghi lại những gì đã thống nhất.

Mục thứ tư là câu hỏi đáng thuộc lòng vì nó biến một cuộc từ chối thành một quyết định phải đưa ra.

Câu hỏi thường gặp