Học cách từ chối mà không làm hỏng quan hệ

Với nhiều người, việc không thể từ chối là nguyên nhân trực tiếp nhất của tình trạng quá tải. Vấn đề thường không nằm ở việc từ chối mà ở chỗ không biết từ chối thế nào.

Vì sao khó nói không

• Sợ bị đánh giá.
• Sợ làm người khác thất vọng.
• Muốn được coi là người đáng tin.
• Không muốn bỏ lỡ cơ hội.
• Đồng ý theo phản xạ.

Mục cuối là cơ chế phổ biến nhất: câu đồng ý bật ra trước khi kịp nghĩ.

Xin thời gian trước khi trả lời

• Không trả lời ngay.
• Để tôi xem lại lịch rồi trả lời sau.
• Hoàn toàn hợp lý.
• Tránh đồng ý theo phản xạ.
• Cho thời gian nghĩ.
• Là kỹ năng đầu tiên nên luyện.

Mục cuối là gợi ý thực tế vì nó dễ hơn nhiều so với việc từ chối thẳng.

Ba phần của một câu từ chối tốt

• Ghi nhận đề nghị.
• Nêu giới hạn thực tế.
• Đề xuất phương án thay thế.
• Từ chối việc chứ không từ chối người.
• Ngắn gọn.

Mục thứ ba là phần làm nên khác biệt vì nó cho thấy mình vẫn đang cùng giải quyết vấn đề.

Các mẫu câu dùng được

• Tôi đang có ba việc phải xong tuần này, nếu nhận thêm thì việc nào nên lùi.
• Tuần này tôi không kịp, tuần sau thì được.
• Phần này tôi làm được, phần kia thì cần người khác.
• Tôi không phải người phù hợp nhất cho việc này, có thể hỏi ai đó khác.
• Để tôi xem lại rồi trả lời trong hôm nay.

Mục đầu tiên là câu hữu ích nhất vì nó không phải từ chối mà là chuyển quyết định về người có thẩm quyền.

Vì sao không nên giải thích dài

• Mở ra chỗ để phản bác từng lý do.
• Biến thành cuộc thương lượng.
• Càng giải thích càng có vẻ do dự.
• Một lý do ngắn là đủ.
• Lặp lại thay vì thêm lý do mới.

Mục cuối là kỹ thuật quan trọng vì mỗi lý do mới là một mục tiêu để người kia nhắm vào.

Khi không có quyền từ chối

• Chuyển sang câu hỏi về thứ tự ưu tiên.
• Nếu nhận việc này thì nên hoãn việc nào.
• Không phải là từ chối.
• Là đưa quyết định về đúng người.
• Cũng làm rõ rằng không thể làm hết.

Mục thứ năm là tác dụng gián tiếp quan trọng vì nó nêu vấn đề mà không cần nói thẳng.

Đề xuất phương án thay thế

• Làm một phần thay vì toàn bộ.
• Làm sau một thời hạn khác.
• Hướng dẫn người khác làm.
• Đề xuất cách làm đơn giản hơn.
• Gợi ý người phù hợp hơn.

Mục thứ tư đôi khi giải quyết được vấn đề vì không phải việc nào cũng cần làm ở mức kỹ nhất.

Khi bị ép tiếp

• Lặp lại câu trả lời.
• Không thêm lý do mới.
• Giữ giọng bình tĩnh.
• Nhắc lại phương án thay thế.
• Không xin lỗi nhiều lần.

Mục cuối là chi tiết nhỏ nhưng việc xin lỗi lặp lại làm câu từ chối nghe như đang chờ bị thuyết phục.

Về việc nhận rồi hối hận

• Xảy ra thường xuyên.
• Có thể quay lại nói lại.
• Càng sớm càng tốt.
• Nói rõ lý do và đề xuất thay thế.
• Tốt hơn là nhận rồi làm không nổi.

Mục cuối là lập luận thuyết phục vì một lời nói lại sớm ít gây rắc rối hơn một việc trễ hạn.

Từ chối với đồng nghiệp ngang hàng

• Thường dễ hơn.
• Nói thẳng về khối lượng của mình.
• Đề nghị giúp phần nhỏ nếu được.
• Giữ thiện chí.
• Họ cũng ở hoàn cảnh tương tự.

Mục cuối là điều đáng nhớ vì phần lớn đồng nghiệp hiểu tình huống hơn người ta nghĩ.

Từ chối với cấp trên

• Khó hơn nhưng nguyên tắc không đổi.
• Dùng câu hỏi về thứ tự ưu tiên.
• Mang dữ liệu về khối lượng.
• Gắn với chất lượng công việc.
• Đề xuất phương án cụ thể.

Mục thứ hai là cách an toàn nhất vì nó không đặt hai bên vào thế đối đầu.

Luyện tập trước

• Chuẩn bị sẵn vài mẫu câu.
• Nói thử vài lần.
• Bắt đầu với tình huống dễ.
• Từng bước một.
• Càng quen càng ít căng thẳng.

Mục thứ ba là cách tiếp cận thực tế vì luyện với tình huống nhỏ dễ hơn nhiều so với lần đầu đã phải từ chối việc lớn.

Điều đáng nhớ nhất

• Xin thời gian trước khi trả lời.
• Ghi nhận, nêu giới hạn, đề xuất thay thế.
• Không giải thích dài.
• Lặp lại thay vì thêm lý do mới.
• Khi không có quyền từ chối thì hỏi về thứ tự ưu tiên.

Mục đầu tiên là kỹ năng dễ luyện nhất và nó ngăn được phần lớn các lần đồng ý theo phản xạ.

Câu hỏi thường gặp