Chuẩn bị và tận dụng buổi gặp chuyên môn

Một buổi gặp chuyên môn thường không dài. Những gì mang theo và những gì nói ra quyết định phần lớn giá trị của nó.

Chuẩn bị mốc thời gian

• Tình trạng bắt đầu khi nào.
• Có sự kiện gì trước đó không.
• Diễn biến thế nào từ đó tới nay.
• Có giai đoạn nào khá hơn không.
• Điều gì làm nó nặng hơn.

Mục thứ tư là thông tin có giá trị định hướng vì nó cho biết yếu tố nào tạo ra khác biệt.

Mang theo bản ghi

• Triệu chứng trong hai tuần.
• Giấc ngủ.
• Mức năng lượng.
• Giờ làm việc thật.
• Tâm trạng.
• Khác biệt giữa ngày làm việc và ngày nghỉ.

Mục cuối là dữ liệu định hướng mạnh vì nó cho thấy mối liên hệ với công việc.

Ghi lại những gì đã thử

• Các điều chỉnh đã làm.
• Thời gian thực hiện.
• Cái nào có hiệu quả.
• Cái nào không.
• Tránh được việc lặp lại gợi ý đã thử.

Mục cuối tiết kiệm thời gian cho cả hai bên và làm buổi gặp đi xa hơn.

Những gì nên nói dù ngại

• Tâm trạng đi xuống.
• Cảm giác vô giá trị.
• Ý nghĩ tiêu cực.
• Lượng rượu hoặc chất đang dùng.
• Khó khăn trong quan hệ.
• Thông tin thiếu dẫn tới đánh giá không đầy đủ.

Mục cuối là lý do thực tế nhất để nói ra, ngay cả khi ngại.

Nói về hoàn cảnh công việc

• Khối lượng và giờ làm.
• Mức độ quyền quyết định.
• Sự ghi nhận.
• Quan hệ ở nơi làm việc.
• Có thay đổi được gì không.

Mục cuối quan trọng vì nó quyết định hướng tư vấn sẽ thực tế tới đâu.

Nói điều mình lo nhất

• Nói thẳng ra.
• Không giữ tới cuối buổi.
• Đây thường là lý do thật khiến mình đi khám.
• Buổi gặp đi thẳng vào việc.
• Tránh ra về mà chưa nói được.

Mục thứ hai là lời khuyên thực tế vì điều quan trọng nhất hay bị để lại sau cùng rồi hết giờ.

Câu hỏi nên hỏi

• Tình trạng của tôi là gì.
• Tôi nên làm gì trước tiên.
• Cần bao lâu để thấy thay đổi.
• Dấu hiệu nào cần báo ngay.
• Bao lâu thì gặp lại.
• Có cần khảo sát gì thêm không.

Mục thứ tư nên được hỏi trong mọi buổi gặp vì nó cho biết ranh giới cần chú ý.

Ghi lại trong buổi gặp

• Ghi những gì được tư vấn.
• Ghi các bước cần làm.
• Ghi mốc thời gian.
• Hỏi lại nếu chưa rõ.
• Khó nhớ hết khi đang mệt.

Mục cuối là lý do thực tế vì khả năng ghi nhớ giảm khi đang cạn kiệt.

Đưa người thân đi cùng

• Họ nhớ được những gì mình quên.
• Họ bổ sung quan sát của họ.
• Họ hiểu kế hoạch để hỗ trợ.
• Đặc biệt hữu ích ở buổi đầu.
• Không bắt buộc.

Mục thứ hai có giá trị riêng vì người sống cùng thấy những thay đổi mà mình không tự thấy.

Giữa các buổi

• Thực hiện những gì đã thống nhất.
• Tiếp tục ghi chép.
• Ghi lại câu hỏi phát sinh.
• Ghi cái gì hiệu quả và cái gì không.
• Đây là nơi phần lớn thay đổi diễn ra.

Mục cuối là điều quan trọng nhất trong bài vì buổi gặp chỉ là một phần nhỏ của quá trình.

Khi không làm được những gì đã thống nhất

• Nói thẳng ở buổi sau.
• Không giấu hoặc nói cho qua.
• Lý do không làm được là thông tin có giá trị.
• Có thể kế hoạch chưa phù hợp.
• Điều chỉnh cho thực tế hơn.

Mục thứ ba là cách đọc đúng vì việc không thực hiện được thường chỉ ra một rào cản chưa được tính tới.

Khi thấy không hợp

• Nói ra nếu được.
• Có thể điều chỉnh cách làm việc.
• Hoặc thử người khác.
• Không phải là thất bại.
• Sự phù hợp ảnh hưởng tới hiệu quả.

Mục đầu tiên đáng thử trước vì nhiều vấn đề về cách làm việc điều chỉnh được.

Theo dõi tiến bộ

• Ghi các chỉ dấu theo tháng.
• So sánh với lúc bắt đầu.
• Mang tới buổi gặp.
• Nhìn xu hướng chứ không nhìn từng tuần.
• Điều chỉnh kế hoạch theo đó.

Mục thứ hai là cách duy nhất thấy được tiến bộ vì cải thiện quá chậm để cảm nhận hằng ngày.

Điều đáng nhớ nhất

• Mang bản ghi thay vì dựa vào trí nhớ.
• Nói điều mình lo nhất ngay từ đầu buổi.
• Nói cả những phần ngại nói.
• Ghi lại vì khó nhớ khi đang mệt.
• Phần lớn thay đổi diễn ra giữa các buổi.

Mục thứ hai là thay đổi nhỏ nhất trong cách chuẩn bị nhưng nó tạo khác biệt lớn nhất cho buổi gặp.

Câu hỏi thường gặp