Khi người ta nói công việc làm mình kiệt sức, thứ được nghĩ tới đầu tiên luôn là khối lượng. Nhưng khối lượng chỉ là một trong sáu nhóm, và nó thường không phải nhóm mạnh nhất.
Sáu nhóm thường được mô tả
- Khối lượng công việc.
- Mức độ quyền quyết định.
- Sự ghi nhận.
- Quan hệ trong môi trường làm việc.
- Tính công bằng.
- Sự phù hợp về giá trị.
Mục thứ hai và thứ năm là hai nhóm được mô tả mạnh nhất và cũng là hai nhóm ít được nghĩ tới nhất.
Nhóm một: khối lượng công việc
- Nhiều việc hơn thời gian có.
- Áp lực thời hạn liên tục.
- Không có khoảng phục hồi giữa các đợt.
- Việc mới đến trước khi việc cũ xong.
- Không thấy điểm dừng.
Mục thứ ba là điểm quyết định vì khối lượng lớn có xen kẽ phục hồi khác hẳn khối lượng lớn liên tục.
Nhóm hai: quyền quyết định
- Trách nhiệm cao mà ít quyền quyết định.
- Không được chọn cách làm.
- Không được sắp xếp thứ tự ưu tiên.
- Bị giám sát quá chi tiết.
- Phải chịu trách nhiệm cho thứ mình không kiểm soát.
- Được mô tả là yếu tố rất mạnh.
Mục thứ năm là tình huống tiêu hao nhất và nó giải thích nhiều trường hợp hơn khối lượng đơn thuần.
Nhóm ba: sự ghi nhận
- Làm tốt mà không ai biết.
- Chỉ được nhắc tới khi có lỗi.
- Công sức không được thấy.
- Đóng góp bị coi là đương nhiên.
- Không có phản hồi nào.
Mục thứ hai là dạng phổ biến nhất và nó tạo cảm giác chỉ tồn tại khi làm sai.
Nhóm bốn: quan hệ trong môi trường
- Mâu thuẫn kéo dài.
- Thiếu hỗ trợ từ đồng nghiệp.
- Thiếu hỗ trợ từ người quản lý.
- Cảm giác đơn độc.
- Môi trường thiếu tin cậy.
- Hành vi không phù hợp từ người khác.
Mục thứ ba đáng chú ý vì sự hỗ trợ từ người quản lý được mô tả là yếu tố bảo vệ mạnh.
Nhóm năm: tính công bằng
- Đãi ngộ không tương xứng với đóng góp.
- Quy trình không rõ ràng.
- Quyết định thiếu minh bạch.
- Người này được ưu ái hơn người khác.
- Cảm giác luật chơi không như nhau.
- Được mô tả là yếu tố rất mạnh.
Mục thứ năm là cảm giác gây tiêu hao lớn vì nó làm mọi nỗ lực trở nên vô nghĩa.
Nhóm sáu: sự phù hợp về giá trị
- Phải làm điều mình không đồng ý.
- Công việc đi ngược với giá trị cá nhân.
- Không thấy ý nghĩa trong việc mình làm.
- Mâu thuẫn giữa lời nói và thực tế của tổ chức.
- Là nhóm khó nói ra nhất.
Mục thứ tư là dạng ít được nhận ra nhưng nó tạo ra sự hoài nghi rất khó hoá giải.
Vì sao nhận đúng nhóm quan trọng
- Hướng điều chỉnh khác nhau.
- Giảm khối lượng không giúp nếu vấn đề là thiếu ghi nhận.
- Tăng lương không giúp nếu vấn đề là thiếu quyền quyết định.
- Nhận sai nhóm thì tốn công vô ích.
- Và dẫn tới kết luận rằng không có gì thay đổi được.
Mục cuối là hậu quả đáng tiếc vì người ta bỏ cuộc sau khi đã thử sai chỗ.
Cách tự nhận ra nhóm của mình
- Đọc qua sáu nhóm.
- Chấm điểm từng nhóm cho hoàn cảnh của mình.
- Chú ý nhóm nào gây phản ứng mạnh nhất khi đọc.
- Hỏi nếu chỉ sửa được một nhóm thì mình chọn nhóm nào.
- Câu trả lời thường khá nhanh.
Mục thứ tư là câu hỏi hữu ích nhất vì nó buộc phải xếp thứ tự thay vì than phiền chung chung.
Thường có nhiều nhóm cùng lúc
- Phần lớn trường hợp có hai tới ba nhóm.
- Chúng cộng hưởng với nhau.
- Khối lượng lớn cộng thiếu quyền quyết định là tổ hợp nặng.
- Liệt kê ra giúp thấy rõ bức tranh.
- Thay vì chỉ có cảm giác chung là quá nặng.
Mục cuối là lợi ích thực tế vì một cảm giác chung không dẫn tới hành động nào cụ thể.
Nhóm nào thay đổi được
- Một số nhóm điều chỉnh được bằng trao đổi.
- Một số phụ thuộc vào tổ chức.
- Một số gần như không đổi được.
- Biết nhóm nào thuộc loại nào giúp đặt kỳ vọng đúng.
- Và giúp quyết định nên đầu tư công sức vào đâu.
Mục thứ ba là sự trung thực cần thiết vì không phải vấn đề nào cũng giải quyết được từ vị trí của mình.
Khi nguyên nhân nằm ngoài tầm với
- Một số yếu tố thuộc về cấu trúc tổ chức.
- Cá nhân khó thay đổi.
- Điều đó không phải lỗi của mình.
- Có thể điều chỉnh phần trong tầm với.
- Và cân nhắc các lựa chọn dài hạn.
Mục thứ ba cần được nói rõ vì nhiều người tự trách về những thứ họ không có quyền quyết định.
Điều đáng nhớ nhất
- Có sáu nhóm chứ không chỉ khối lượng.
- Quyền quyết định và tính công bằng là hai yếu tố mạnh.
- Nhận sai nhóm thì tốn công vô ích.
- Thường có hai tới ba nhóm cùng lúc.
- Một số yếu tố nằm ngoài tầm với và đó không phải lỗi của mình.
Mục thứ hai là điều đáng biết nhất vì nó mở ra các hướng điều chỉnh mà việc chỉ nhìn vào khối lượng không thấy được.
Câu hỏi thường gặp
Những nhóm nguyên nhân nào thường được mô tả?
Y văn thường mô tả sáu nhóm: khối lượng công việc, mức độ quyền quyết định, sự ghi nhận, quan hệ trong môi trường làm việc, tính công bằng, và sự phù hợp về giá trị.
Khối lượng công việc có phải yếu tố mạnh nhất không?
Thường thì không. Mức độ quyền quyết định và tính công bằng được mô tả là các yếu tố mạnh, và nhiều người chịu được khối lượng lớn nếu họ có quyền kiểm soát cách làm việc.
Vì sao biết nhóm nào là vấn đề lại quan trọng?
Vì hướng điều chỉnh khác nhau. Giảm khối lượng không giúp gì nếu vấn đề nằm ở sự thiếu ghi nhận, và ngược lại. Nhận đúng nhóm giúp không tốn công vào chỗ sai.
Có thể có nhiều nhóm cùng lúc không?
Rất thường gặp. Phần lớn trường hợp có hai tới ba nhóm cùng tác động, và việc liệt kê ra giúp thấy rõ bức tranh thay vì chỉ có một cảm giác chung là công việc quá nặng.